Kan een hiërarchische organisatie nog wel met deze flexibele, dynamische omgeving omgaan?

Actuele ontwikkelingen vragen erom verantwoordelijkheden en bevoegdheden lager in de organisatie of bij de burger neer te leggen. Meer doen met minder mensen, bezuinigen, de participatie­samenleving. Maar hoe doe je dat… controle naar vertrouwen?!

Op welke manier werkt jouw organisatie?
Rob Fijlstra
Rob Fijlstra opende met een inspirerend betoog over het loslaten van systemen en processen. Systemen en processen helpen niet meer in deze tijd en geven gevoel van 'schijncontrole'. Geplande verandering verzandt in veranderende planningen. Mooi voorbeeld: de golfclub die actie wilde ondernemen tegen de diefstal van dure shampoo-flessen. Verschillende strategieën werden bedacht waaronder het plaatsen van veiligheidscamera's. Tot de groundsmen van het probleem hoorde, zijn praktische voorstel is: haal alle doppen van de flessen, niemand neemt een fles mee waar geen dop op zit.

De sleutel ligt niet in de 3 c’s van command, control en meer communicatie. Die ligt bij 3 v’s: vakmanschap, verbinding en vertrouwen. Maak een veranderplatform en geen programma!

In actie
De deelnemers kwamen daadwerkelijk in actie. Je kunt horen over controle en vertrouwen, maar je kunt het ook ervaren! Na een oefening over leiderschap en vertrouwen startten de workshops.

In de workshop van Bas Poppe kwamen drie hulpmiddelen aan bod om met elkaar te werken aan gezamenlijke identiteit, kernkwaliteiten en waarden. Er werd ingezoomd op de angel-saksiche wijze van managen. Dit gaat uit van wantrouwen en controle. De tendens moet gaan naar ondernemer­schap en zelfsturing om echt oplossingen te genereren. Veranderen kan pas vanuit veiligheid. 

De volgende oefening gaat uit van het principe: 'ask five times why'. uit de Kaizen. De deelnemers coachen elkaar om snel tot de kern te komen van hun persoonlijke 'why'. Hierbij wordt elke keer doorgevraagd op 'waarom' iemand iets wil bereiken. Hiermee gaan we op zoek naar de persoonlijke drijfveren waarom wij iets doen (of laten).

De derde werkvorm is gericht op het vinden van de gemeenschappelijke kernwaarde(n) van een team of groep mensen die samenwerken. De ‘woordencloud’ is hiervoor een hulpmiddel. Iedere deelnemers brengt de drie belangrijkste persoonlijke waarden in, waarna een procesbegeleider de groep helpt een zorgvuldig keuzeproces door te maken. Zo voelt iedere deelnemer zich aan het eind van dit proces verbonden met de gemeenschappelijk gekozen kernwaarde, die als basis kan dienen voor een missie of gedeelde ambitie.

Gerard Hoogendijk liet ervaren hoe met ‘scrum’ snel waarde wordt gecreëerd
Scrum is een set met spelregels om beter samen te werken, beter te beheersen. Het gaat om de kracht van het (project)team, die dagelijks in 15 minuten de voortgang terugkoppelt en elkaar om hulp kan vragen. De verschillende bouwstenen of tussenproducten, die sprints genoemd worden, zorgen voor snel resultaat. De makers, toetsers en beslissers zijn vroeg in een proces betrokken, zodat het zelfsturende (project)team zich kan focussen op de hoogste prioriteiten van de beslissers en bijsturing tijdig plaatsvindt.

Vanuit een fictieve case zijn de deel­nemers aan de slag gegaan met grip krijgen op een proces en de doorlooptijd. Wat op viel is dat vertraging in het individuele proces in een groepsproces kan zorgen v oor een spectaculaire tijdswinst door processen op te delen in deelprocessen en simultaan te laten verlopen. De kracht van de methodiek is dat er zelfsturende teams ontstaan die multidisciplinair werken. Daarbij zijn waarden als transparantie, openheid, vertrouwen van grote waarde.

In plaats van heidagen, die wel een goed gevoel geven, maar waarna je terugkeert naar de chaos van alledag. Begin gewoon. Start vandaag door op te schrijven welke deelproducten je als eerste wilt hebben. Realiseer deze in korte perioden van 1 a 2 weken. Doordat in iedere periode waarde toegevoegd wordt voor de beslisser, kan de behoefte aan controle worden vervangen door ‘bouwen aan vertrouwen’.

Zaaien en tot bloei komen
Stadswerk staat voor verbinding tussen de verschillende vakgebieden in de openbare ruimte. Het logo van Stadswerk is in bloembollen geplant bij de gastheer, de gemeente Soest. Als dat tot bloei komt, zal een foto de deelnemers herinneren aan de inspiratie die zij meenemen na deze dag.